Как работает виртуальная АТС и в чем ее преимущества

Olga Feoktistova
20.06.20172 235 2
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading ... Loading ...
A A A

Работа новой компании обычно начинается с обеспечения офиса телефонной связью и интернетом. От качества и функционала АТС зависит уровень обслуживания клиентов и, как следствие, прибыль компании. Сегодня поговорим о том, от чего отталкиваться при выборе телефонии для офиса и чему отдать предпочтение — традиционной аналоговой или современной облачной АТС.

ATS

Что такое облачная АТС

Говоря простым языком, это телефония через интернет. В отличие от аналоговой телефонной станции для нее не нужно отдельное помещение, так как она размещается на серверах в так называемом “облаке”. Пользователь подключается к такой АТС с помощью шлюзов и специального оборудования или и/или программного обеспечения. Соединение происходит по локальной сети компании или через 3G/4G на смартфонах сотрудников. Подробней о том, как осуществляется связь можно почитать в нашей статье, посвященной SIP-телефонии.

Виртуальная АТС обладает всеми функциями мини-АТС, но не требует покупки специального дорогостоящего оборудования и сложного технического оснащения. Это позволяет создать офис или коллцентр в любой точке мира без привязки к физическому адресу. И главное, максимально быстро обеспечить компанию телефонией.  

Но есть еще один очень существенный плюс. Благодаря связи через интернет, пользователю доступна детальная статистика по звонкам. После каждого звонка в ее интерфейсе можно увидеть, когда он состоялся, сколько продлился, как долго клиент ждал на линии. Также доступна информация, с какого номера звонили, и какой менеджер принял звонок.

Если же нужны более детальные данные, включая рекламный источник звонка, то для этого подходит виртуальная АТС, которая входит в функционал сервисов отслеживания звонков (call tracking). Коллтрекинг собирает не только полную статистику об обращениях по телефону, но и помогает определять каналы, из которых приходят клиенты.

 

Как работает виртуальная АТС

Если не вдаваться в технические подробности, то схема работы достаточно проста: вам звонит клиент, звонок поступает на платформу виртуальной АТС, обрабатывается и направляется на один из ваших номеров, согласно установленной вами схеме переадресации.

Звонящий сначала попадает в голосовое меню (если оно настроено). Звучит аудиозапись, которая предлагает ему выбрать нужный отдел или ввести внутренний номер менеджера. Клиент делает выбор, и звонок переадресовывается на первое доступное устройство в настроенной цепочке.

scheme ats

У многих виртуальных АТС есть функция “умной” очереди звонков, которая указана на схеме выше. Это позволяет оперативно обрабатывать все обращения клиентов, согласно выбранной вами стратегии. О том, как работает подобная опция и какие существуют сценарии ее настройки, можно узнать в статье на примере аналогичной функции от Ringostat.

Важнейшая часть виртуальной АТС — схема переадресации. Именно в ней задается порядок приема и обработки звонков, а также на какие телефоны они будут поступать. Таких схем может быть любое количество, в зависимости от нужд вашего бизнеса. Например, мы всегда рекомендуем использовать хотя бы две, как показано на рисунке выше.  

А вот как выглядят схемы переадресации в интерфейсе Ringostat:

схема переадресации Ringostat

 

Приведем пример работы схемы. Допустим, у вас в компании три менеджера — Анатолий, Иван и Кирилл. Вы можете настроить так, чтобы звонок сначала поступал Анатолию. Если через 15 секунд он не поднимет трубку — Ивану, и спустя то же самое время Кириллу. Если и Кирилл слишком занят, то клиент попадет на голосовую почту. При этом на e-mail сразу же придет системное уведомление о том, что вам звонили и оставили (или не оставили) голосовое сообщение.

Кстати, при подключении виртуальной АТС не забудьте установить “страховочные” номера (мобильные или стационарные) — они станут гарантией того, что вы не потеряете звонок, даже если будут перебои с интернетом.

 

Что нужно для подключения и настройки виртуальной АТС:

  1. Определиться с сервисом.
  2. Установить программное обеспечение или приобрести оборудование (софтфоны, IP-телефоны, гарнитуру с наушниками).
  3. Выбрать номера для подключения (стационарные или мобильные, собственные или арендованные у провайдера, в зависимости от возможностей облачной АТС).
  4. Подключить их к АТС с помощью техподдержки.
  5. Настроить схему переадресации.

 

Преимущества и возможности виртуальной АТС

  • Это гораздо дешевле, чем настройка аналоговой телефонии. Вы платите только за пользование сервисом, оборудование и интернет.
  • Вам не нужна дорогостоящая аппаратура, шлюзы, коннекторы и т. д. Можно звонить прямо с ноутбука, используя недорогие наушники с гарнитурой.
  • Виртуальная АТС настраивается очень быстро, и вы сразу сможете работать.
  • После звонка клиента приветствует приятная аудиозапись, и он попадает в удобное многоуровневое голосовое меню. Все это улучшает имидж вашей компании в глазах потенциального покупателя.
  • Существуют настройки для эффективного контроля менеджеров. Так вы сможете улучшить качество обслуживания.
  • Статистика по всем звонкам находится прямо перед глазами руководителя. Так вы перестанете терять клиентов, потому что пропущенных звонков в вашей компании станет гораздо меньше.
  • Звонок переадресовывается на нужный номер, где бы вы ни находились. Так вы сделаете себя и своих сотрудников более мобильными.
  • Если у компании несколько офисов по всей стране или миру, виртуальная АТС их объединит. Все сотрудники находятся в единой сети, и входящие звонки переводятся в любую точку планеты, где есть IP-телефония.
  • К виртуальной АТС можно подключить телефоны в формате 8800 для России и 0800 для Украины, звонки на которые бесплатны для клиентов. Единственная сложность может возникнуть, если нужно подключить к виртуальной АТС ваш, уже действующий номер. Многие сервисы технически не могут обеспечить такую возможность. Вот пример, как Ringostat решил для клиента подобную задачу. Если же у вас нет таких номеров, мы предоставим их вам в аренду (актуально для пользователей из России и Украины) по выгодным ценам, за активацию номеров плата взиматься не будет.

 

Что выбрать офисную или облачную АТС?

Выбор в пользу аналоговой или виртуальной телефонии зависит от конкретного бизнеса, его масштабов, сферы деятельности, целей и задач.

Плюсы традиционной АТС раскрываются при условии, что компания использует профессиональное и мощное оборудование. А это могут себе позволить только крупный бизнес, ведь настройка аналоговой АТС требует больших затрат времени и денег. В этом случае у аналоговой телефонии будет ряд преимуществ:

  1. Вы контролируете телефонную связь самостоятельно и не зависите от неполадок на стороне сервиса. Однако, в случае поломки вам придется привлекать сторонних специалистов за дополнительную плату.
  2. Более продвинутые возможности в плане кастомизации. Используя облачную телефонию, вы зависите от функционала сервиса, из которого можете выбирать необходимые опции. Традиционную же АТС можно доработать под конкретные нужды своего бизнеса.

 

Однако, у стационарных АТС есть недостатки, в числе которых:

  • привязка к физическому адресу (сотрудники смогут совершать и принимать звонки лишь тогда, когда они находятся на рабочем месте);
  • отсутствие детализированных отчетов по звонкам;
  • сложная настройка и необходимость иметь в штате квалифицированного специалиста для подключения и техподдержки;
  • высокая стоимость оборудования;
  • от количества подключаемых номеров зависит не только стоимость АТС, но и ее физические размеры, количество проводов и т. д.;
  • ограниченный функционал.

Кроме того, при переезде телефонию придется настраивать заново. А со старыми телефонными номерами, которые уже знакомы клиентам, можно попрощаться.

 

Давайте сравним возможности обоих видов АТС:

 

Подытожим: выбирайте, опираясь на свои нужды, возможности и амбиции. Виртуальная АТС — это доступность, гибкость, простота и высокая скорость настройки. Аналоговую телефонию имеет смысл выбирать, только если вы готовы выделить значительную сумму денег на мощное оборудование и отдельное помещение под него. Что бы вы ни выбрали, на связи лучше не экономить.

Категория

Если вы нашли ошибку - выделите её и нажмите Ctrl + Enter или .

  • Евгений Левин

    реально если следить за развитием рынка, то быстрее всего реагируют на рынок сейчас манго и zadarma, выпускают мгновенно интеграции, расширяют функционал, увеличивают дата-центры, а вообще рынок впервые за последние 5 лет присел. но топ-5 сервисов в России кажется останутся навсегда на рынке

  • http://antina.3dn.ru/ anta

    А я вот это решила впервые опробывать тестовый период в Юмеджик, хочу узнать что из себя реально представляет виртуальная атс и есть ли смысл платить за неё деньги. А так на словах, конечно вроде всё четко описано.