Как легко внедрить автоматизацию бизнес-процессов для своей компании

Andriy Fedotov
22.07.20161 529 4
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading ... Loading ...
A A A

Наши партнеры из AtlasBPM подготовили гостевую статью о том, как внедрить работу с бизнес-процессами на основе четких KPI. Читайте их три простых этапа для полноценного внедрения процессного управления.

Untitled design (6)

Этап №1. Определение своих бизнес-процессов

Для начала необходимо описать функции вашего бизнеса. Для этого вам будет необходимо просто перечислить все, чем занимается ваша компания. Мы рекомендуем записать все, что приходит в голову, не задумываясь о логике и последовательности.
Если вы, например, занимаетесь ремонтом оборудования, то сильно упрощая, ваши функции будут выглядеть как:

  • принять заявку на ремонт;
  • провести осмотр и выдать заключение;
  • заказать необходимые детали;
  • провести ремонт.

Необходимо помнить, что каждую из функций можно разбить на более мелкие, если в этом есть необходимость для дополнительного контроля и фиксации.

После этого уже можно приступать к описанию самих процессов:

  1. Не используйте сложные схемы.
  2. Сделайте простые линейные цепочки действий по каждой функции;
  3. Распишите ее на конкретные задачи, выполнение которых приводит к результату. Чтобы упростить себе задачу, представьте, что вы делаете, когда принимаете всего одну заявку, проводите всего один осмотр, делаете всего один заказ.
  4. Если вы не выполняете эти действия сами, опросите коллег и сотрудников. Но их ответы могут вас удивить. Это нормально, что ваше представление и реальные действия отличаются. На этом этапе самое главное ничего не критиковать и не переделывать. Достаточно просто записать всю цепочку действий, которая на данный момент существует.

Модель Процесса Размещение обновлений

На скриншоте выше можно увидеть, как будет выглядят заполненные этапы процессов в интерфейсе AtlasBPM.

Но здесь нужно отметить, что иногда описать функцию, как единую последовательность действий, невозможно. Например, у вас есть человек, который «занимается сайтом». Он пишет новости, добавляет новые товары, обновляет дизайн, правит код и убирает баги. В этом случае просто определите, к какому процессу относятся все эти задачи. Так, «добавление товаров» становится процессом «расширение ассортимента».

Может возникнуть и другая ситуация, когда цепочка действий начинает ветвиться и расходиться на несколько процессов. Если цепочка длинная, то лучше отобразить ветки как отдельные процессы. Самый яркий и понятный пример – суд. Так, в зависимости от того, выигран суд или нет, будут выполняться две совершенно разные цепочки действий. Поэтому и нужно описать их по отдельности.

Этап №2. Установка четких KPI для каждого процесса

Это самый важный шаг всей подготовительной работы. На самом деле, в процессном управлении показатели гораздо важнее самих задач, потому что люди все равно будут делать не совсем так, как это было описано. А вот конкретные цифры уже покажут, как в действительности продвигается работа.

KPI должны быть определены по каждому процессу. Это критически важно. Даже если раньше вы не считали количество рекламных объявлений и не замеряли их охват, нужно начать это делать. Потому что наступит момент, когда эта статистика понадобится.

Конечно, в зависимости от сферы деятельности компании, особенностей работы и управления и еще множества причин показатели могут и будут отличаться. Но есть стандартные критерии, которые задаются практически по каждому процессу.

Баннер_2

Рассмотрим это на примере работы системы аналитики телефонных звонков.

  1. Количество процессов – сколько звонков было совершено с конкретного канала рекламы
  2. Продолжительность процесса – время от поступления звонка до совершения целевого действия
  3. Количество успешных процессов – количество звонков, завершившихся совершением целевого действия. Здесь важно, чтобы процесс в любом случае завершился. Если на этапе разговора клиент отказался от предложения, процесс все равно считается завершенным, просто по нему ставится отказ. Таким образом и считается конверсия, то есть качественный показатель работы сотрудников.
  4. Время на задачу – сколько длится телефонный разговор.
  5. Расходы на процесс – во сколько обошелся один звонок, один согласившийся клиент, один покупатель.

Смысл бизнес-процессов именно в работе с показателями. Сами цепочки действий вторичны. Да, они значительно облегчают жизнь сотрудникам, которым теперь не нужно думать, что и как делать. Но для руководителя цифры важнее. Без показателей не понятно, что и как нужно менять, где работа проседает, а где все четко и отлажено.

Этап №3. Внедрение автоматизации бизнес-процессов

Процесс Размещение обновлений

На скриншоте вы видите, как выглядит бизнес-процесс в действии. Голубым и зеленым отмечены выполненные и невыполненные задачи соответственно. Так можно с первого взгляда понять, на каком этапе находится конкретный процесс. Также по некоторым из них настроена отправка уведомлений на почту, чтобы информация не выпадала из вашего поля зрения.

Из чего состоит процесс автоматизации бизнес-процессов:

  • составление карты процессов (первый этап);
  • определение необходимых показателей для сбора статистики (второй этап);
  • подключение системы управления бизнес-процессами (например, AtlasBPM);
  • настройка бизнес-процессов (третий этап);
  • обучение сотрудников новых алгоритмам работы.

Выводы

В работе с бизнес-процессами есть три ключевых этапа, без каждого из которых добиться нужно результата не получится. Во-первых, необходимо прописать механизм вашей работы и разбить его на отдельные функции.

Во-вторых, необходимо разработать группы KPI для каждой из выделенных функций. Часть показателей вы уже отслеживаете, часть еще нужно будет включить в обязательный алгоритм мониторинга.

В-третьих, необходимо ввести ваши бизнес-процессы в специализированный софт, для этого можно воспользоваться AtlasBPM. Помимо настройки программы важно не забыть о дополнительном обучении сотрудников, чтобы все разработанные алгоритмы и KPI стали полноценной частью вашей бизнес-активности.

Если вы нашли ошибку - выделите её и нажмите Ctrl + Enter или .

  • Татьяна

    можно ли сделать анимацию бизнес-процесса с помощью AtlasBPM по примеру bpmonline altaras?

    • http://atlasbpm.com/atlas-bpm/ Atlas Software

      Татьяна, здравствуйте! К сожалению, нет.

  • Dmitro

    Что то слабо понятно зачем вобще нужен этот сервис и что полезного он дает. Визуально просто таблица.

    • http://atlasbpm.com/atlas-bpm/ Atlas Software

      Здравствуйте! Сервис нужен для автоматизации вашего бизнеса. Atlas включает в себя модули работы с бизнес-процессами (BPM), со складом (WMS), классическую CRM, HRM, корпоративную соцсеть и т.д. Это полноценный комплексный инструмент, который позволяет вам настроить всю работу в одной системе. То есть вам больше не нужно постоянно переключаться между несколькими сервисами или самостоятельно интегрировать их между собой.

      Вы правы, сказав, что со стороны это напоминает таблицу. Действительно, многие компании в работе используют, например, Excel. Но у нас передача задания происходит автоматически. Это значительно упрощает работу, больше не нужно думать, кто и что должен делать. Система все делает за вас. А потом считает нужные вам показатели и выдает понятные отчеты. Все в автоматическом режиме.

      Возможно, мы просто выбрали не самые удачные скриншоты, чтобы показать функционал системы. Давайте мы проведем для вас онлайн-демонстрацию? Она бесплатна, просто зарегистрируйтесь по ссылке: http://atlasbpm.com/atlas-bpm/. Мы покажем все возможности сервиса, ответим на вопросы и подготовим конфигурацию отдельно под вас.